Trabajo en grupo: las plantillas

publicado por carlos en Vie, 03/08/2007 - 21:28

PlantillasUno de los problemas más habituales de trabajar con varias personas en un mismo proyecto (además del de reconocer los ficheros) es que finalmente el archivo puede tener tantas capas, tipos de texto, acotaciones, colores, etc. como personas han trabajado en él, creando duplicados innecesarios (puede haber una capa llamada “cotas” y otra llamada “acotación” y eso es claramente redundante e innecesario). Esto supone un gran problema de coordinación, pues lo que es lógico para uno no tiene por qué serlo para los demás, lo cual se agrava todavía más cuando alguien que no ha participado nunca en el trabajo desde su inicio tiene que añadirse y no están la/s persona/s que trabajaron en él. Para evitar eso tenemos algunas opciones: el uso de plantillas y el uso de estándares.

Plantillas

Se trata de un archivo que se crea una sola vez y servirá para generar el resto de archivos. El concepto es que una vez se esté trabajando en un archivo basado en esa plantilla no se tenga que invertir el tiempo en crear nada más, tan solo en proyectar y dibujar. Será un archivo aparentemente vacío, pues no contendrá elementos de dibujo pero tendrá la información siguiente:

  • Capas: estarán todas creadas y definidas (en algunos programas deberemos asignar colores, espesor y tipo de línea... a cada una de las capas).
  • Combinación de capas: la mayoría de programas permiten actualmente guardar combinaciones de capas; se trata de que pensemos las situaciones más habituales de trabajo y guardemos el estado de capas (activas, ocultas y/o bloqueadas) para cada caso. Tener esto bien definido nos ahorrará mucho tiempo en activar y apagar capas una a una.
  • Textos: se definirán todos los estilos de texto, con propiedades de altura, tipografía, estilo, escala en la que se mostrarán...
  • Tipos de línea: se cargarán únicamente los tipos de líneas a utilizar y, tras comprobarla, se definirá su escala
  • Estilos de cotas: se aplica lo mismo que en los textos.
  • Carátula: (merece un artículo a parte, hablaré de ello próximamente)
  • Otros: Algunos programas hacen una revisión de estándares, al hacer la plantilla podemos crear un archivo patrón con la misma información que nos servirá para verificar esos estándares (leer este post en el foro de +arquitectura)

Una de las ventajas de basarse en una plantilla es también un inconveniente: su único cometido es ahorrar tiempo para no tener que repetir una y otra vez procesos reiterativos, lo cual no supone ninguna rigidez (en realidad siempre que creamos un archivo nuevo se está basando en una plantilla, que está siempre vacía). Esta flexibilidad implica entonces que siempre se podrán crear nuevas capas, estilos de línea... y por lo tanto introduciendo la desorganización en el archivo. De todas maneras ya hemos reducido enormemente gran parte del problema, pues supone más trabajo crear capas que se salgan de la estructura que elegir una que ya está creada. Para remediar la posible desorganización pasaremos a la siguiente fase: el uso de estándares de CAD (hablaré de ellos próximamente, pero si alguien tiene interés puede leer este post en el foro de +arquitectura)

Autor: Carlos Cámara Menoyo
Fecha: Julio 2007
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Contexto: Fragmento adaptado para este blog de un informe de asesoramiento de gestión de procesos realizado por encargo de MAP Arquitectes.

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Andrés

Lun, 20/08/2007 - 22:21

Buenos días Carlos,

es interesante lo que cuentas; mi experiencia personal es que el trabajo en grupo en un proyecto es mucho más que un tema de compartir archivos CAD.

Nuestra experiencia en el estudio es muy positiva desde el punto de la participación dede que introdujimos el software de gestión on.line Basecamp.

Con él hemos convertido el antiguamente trabajo piramidal en una colaboración participativa del tipo web 2.0 en la que todo el mundo se hace responsable del trabajo.

Saludos cordiales desde Madrid. AM

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Carlos Cámara Menoyo

Dom, 02/09/2007 - 20:02

Hola Andrés,

En efecto tienes toda la razón en que trabajar en grupo es mucho más que lo que he comentado en los dos posts, afirmar eso sería como decir que los arquitectos solamente "dibujamos" (o mejor dicho, "proyectamos") y eso es totalmente falso, a pesar de lo que se pueda desprender de la enseñanza en las universidades.

Desconozco el programa que citas, pero el concepto de software de gestión (groupware o ERP) no me es para nada desconocido y espero poder hablar de ello en un futuro no muy lejano. Programas que sirvan para gestionar archivos, proyectos, agendas, calendarios, contabilidad... sin duda son una buena solución, sin embargo estoy tratando de investigar si siendo sistemáticos no se puede prescindir de programas como esos.

Saludos y gracias por el comentario

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Andrés

Jue, 06/09/2007 - 07:16

Hola Carlos,

Basecamp (y no es que les quiera hacer publicidad) están muy orgullosos de no ser un software de gestión a la usanza (o así lo explican ellos)

Su software está basado en un nuevo concepto de participación en el equipo y de redistribución de la responsabilidad, menos piramidal y más en red.

También en una manera más razonable de utilizar el tiempo de todos, de cómo sincronizarlo, y de si trabajar a la vez o solapados.

Hace unos años, nunca me hubiera imaginado utilizando uno de esos programas que comentas; pero desde que, gracias a descubrir basecamp, he logrado instaurar algo parecido a un "Results Only Working Environment"

Permíteme NO estar de acuerdo con lo que dices: la revelación es descubrir que NO se trata de ser sistemáticos, sino de dar un poco de rienda suelta (y orden) a un proceso inherentemente caótico, y sacarle las ventajas a ese desorden.

Saludos cordiales, A

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Carlos Cámara Menoyo

Jue, 06/09/2007 - 10:06

Hola de nuevo Andrés, ¡por supuesto que la discrepancia es bienvenida! sin embargo no entiendo lo que comentas en contra de la sistematización como garantía de una gestión correcta de los procesos (es lo malo de escribir a altas horas de la madrugada, que no estoy todo lo atento que debería) ¿como puede ser que dar rienda suelta al desorden origine orden? ¿cómo se puede sacar ventajas del desorden para tener las cosas ordenadas?

El hecho de haber optado por el uso de un programa de gestión implica que te has planteado que el desorden era insostenible, que necesitas orden y que con él consigues lo que buscabas ¿me equivoco? ¿o quizá estás pagando para dar rienda suelta al caos? ;)

(insisto, quizá el sueño me impide entender correctamente lo que planteas)

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Andrés

Jue, 06/09/2007 - 19:24

No, ninguna de las tres cosas; yo era metódico como nadie, en la organización de mi trabajo y del de mi gente. Ponía hitos, plazos, presupuestos que, a pesar de una gestión muy razonable, nunca se cumplían.

Ésto es lo que explican los creadores de Basecamp:

"We believe projects are inherently chaotic

Real-world projects don't run like an organized, Gantt-charted project plan. Real projects are chaotic: Missed deadlines, miscommunication, scope creep, new initiatives, new people in, old people out. This is why information needs to be centralized and archived. No more he-said she-said. No more forwarding 500 emails to a person who gets involved in the middle of a project. No more losing knowledge when someone leaves a project. With Basecamp it's all there. All centralized, archived, accessible, date stamped, and labeled for clear accountability"

También hablan de "Hacer del proyecto un proyecto de todos" (it's everyone's project);

"We think there's a better way. Basecamp democratizes project management and makes it a team effort"

Claro, que la estructura anterior que tenía yo, depende de en qué lado de la pirámide estás: para el que está arriba, lo de antes era angustioso, lo de ahora un alivio; para el que estaba abajo, si es comodón, mejor lo de antes; si es responsable y espabilado, mejor lo de ahora.

En fín, espero que haya quedado más claro.Saludos cordiales, A

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